JAKARTA – Jakarta International Velodrome, Rawa Mangun, Jakarta menjadi pusat kesibukan menjelang Puncak Peringatan Hari Guru Nasional (HGN) 2024 yang digelar Kamis (28/11/2024). Sejak Senin (25/11/2024), proses loading telah dimulai, mencakup pemasangan backdrop di pintu masuk serta dekorasi di jalan sekitar stadion.
Eka Nugraha, selaku Pimpinan Event Organizer (EO) Inspira yang turut terlibat menjelaskan, persiapan melibatkan banyak pihak yang berfokus pada manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) dan logistik untuk memastikan acara berjalan lancar.
“Untuk acara besar seperti ini, rekrutmen dan pelatihan hampir 200 orang telah dilakukan. Mereka akan bertugas mengelola transportasi, menjadi pemandu bis, hingga mengatur logistik di 78 titik bis dan 22 lokasi strategis lainnya,” ujar Eka kepada Event Nusantara, Selasa (26/11/2024).
Proses persiapan dan dekorasi venue di Velodrome, Rawamangun, Jakarta. (Foto: Istimewa)
Menurut Eka yang bertanggung jawab penyediaan SDM, pihaknya melakukan persiapan melibatkan rekrutmen dan pelatihan hampir 200 orang untuk mengelola berbagai tugas teknis, seperti pengelolaan transportasi, pemandu, serta koordinasi logistik di 78 titik bis dan 22 lokasi strategis lainnya.
Dikatakan, acara ini melibatkan kolaborasi antara berbagai pihak, termasuk tim entertainment yang dikelola oleh EO dan pihak terkait lainnya. “Kementerian sudah tidak lagi terpusat di satu pintu. Karena itu, tugas besar seperti ini dibagi ke beberapa bidang agar lebih efektif,” jelasnya.
Eka merincikan, tugas yang diemban oleh tim SDM meliputi Rekrutmen SDM termasuk pemandu bis, koordinator lokasi, dan tim monitoring. Lalu, Koordinasi Transportasi yang mengatur 78 bus dengan masing-masing dua personel pendamping untuk mengelola pergerakan peserta.
Kemudian, Desk Management untuk memastikan pergerakan bus dan peserta berjalan sesuai rencana di lapangan. Dan yang terakhir persiapan venue. “Tim sudah mulai proses loading di Rokerodrum Rawa Mangun sejak Senin (25/11/2024) kemarin,” tutur Eka.
Eka menambahkan, salah satu momen penting dalam persiapan adalah technical meeting yang dijadwalkan pada Selasa (26/11/2024). Pertemuan ini akan melibatkan seluruh kru untuk menyelaraskan tugas di lapangan. “Technical meeting ini menjadi langkah akhir untuk memastikan kesiapan semua pihak sebelum hari acara,” tambahnya.
Sementara itu, untuk sisi produksi dan entertainment akan dilakukan atau diambil alih oleh pihak EO lainnya. “Kami tidak menangani entertainment. Fokus kami adalah logistik SDM dan transportasi. Namun, kerja sama lintas bidang sangat penting untuk kelancaran acara ini,” ujarnya.
Acara ini juga diharapkan dapat menjadi model manajemen acara berskala besar yang efektif melalui pembagian tugas yang terstruktur. Semua pihak berharap persiapan matang ini dapat menciptakan pengalaman yang tak terlupakan bagi peserta dan tamu undangan. (cha)
